Ugye te is találkoztál már olyan email-el, aminek az elolvasása után nem tudtad eldönteni, hogy akkor kinek és mit is kellene csinálnia?

Mit tettél ilyenkor?

  • becsuktad és elfelejtetted, gondolván, hogy ha valaki tőled akar majd valamit, akkor úgyis szól
  • válasz emailt írtál mindenkinek és megkérdezted?
  • percekig gondolkodtál rajta, hogy most mit is kellene tenned?
  • Mindhárom esetben a végeredmény az volt, hogy a feladat nem oldódott meg, és időt vesztettél te is és a cég is.

    Mi lehetett ennek az oka? Mik az emailkezelés alapszabályai?

    1, Egy email, egy címzett

    Ugye ismered a mondást, hogy közös lónak túrós a háta. Ha egy emailt többen is megkapnak, mint címzett, mindenki a másikra fog várni. Senki nem áll neki többnyire elsőként és azonnal a problémát megoldani, mondván, van neki így is elég a feladata.
    Ha azt szeretnéd, hogy az emailed a megfelelő hatást váltsa ki, gondold végig kinek szánod igazából. Csak neki címezd a levelet! Ha szeretnéd, hogy mások is tudjanak róla, mert segítheti őket a munkájukban az információ, akkor őket másolatba tedd csak be.

    2, Probléma, probléma hátán

    Minden vezetőt elér egyszer az a csapás, amikor azt veszi észre, hogy a munkatársai öntik rá számolatlanul a problémáikat és próbálják a következő lépés kötelességét a nyakába varrni.
    Ez mindaddig így fog menni, amíg el nem éred, hogy írják le a problémát és adjanak mellé megoldási javaslatot.
    Ez a megoldás segít abban, hogy az emaileket és a megoldandó feladatokat jobban nyomon tudd követni. Érdemes mappákat létrehozni a levelezőrendszereden belül a különböző email típusoknak. Lehet például megoldandó, kiadott, információ mappád.

    3, Mindig írj tárgyat!

    Veled is előfordul, hogy olyan leveleket kapsz, aminek nincs a tárgy mezője kitöltve? Mit kezdesz velük? Kíváncsiságodban azonnal megnézed? Törlöd? Figyelmen kívül hagyod, és majd valamikor megnézed.
    Ha tudatosítod a munkatársaidban, hogy az értelmes tárgy nélküli üzeneteket nem olvasod el, hamar eléred, hogy ezt az apró lépést ne felejtsék el. Miért fontos ez?
    Ha ránézel a levél tárgyára, el tudod dönteni, hogy az üzenet mennyire fontos. Tudod rangsorolni, hogy azonnal meg kell nézned, vagy ráér később is. Ezzel időt takarítasz meg, hiszen a fontos emaileket könnyebb kiszűrni.

    Németh Eszter